Pour une entreprise, les tournées d’inspection du bâtiment doivent faire partie intégrante de la routine. Un responsable de l’entreprise est chargé de s’assurer du bon état de l’extérieur du bâtiment, afin d’assurer le respect des règlements municipaux et des lois en place, mais aussi du maintien de leurs certifications. 

Une telle inspection comprend notamment l’évaluation de l’état des installations, et le rapport soulève généralement les défauts constatés et leurs causes, la description des travaux correctifs à réaliser, ainsi qu’un échéancier des travaux prévus.

Le problème, c’est que ces tournées d’inspection sont récurrentes, c’est-à-dire qu’elles doivent être effectuées plus d’une fois l’an. Il peut être facile d’oublier une tournée, surtout lorsque celles-ci sont effectuées à plusieurs mois d’intervalle!

Afin d’éviter l’oubli d’une tournée d’inspection et vous assurez de produire le rapport à temps, évitant des amendes ou des pénalités, il est important d’avoir un système fiable et efficace en place.

Comment s’assurer d’un bon suivi des inspections?

S’il est facile de programmer un rappel dans un calendrier Google, Outlook ou autre, il est plus difficile de prédire si l’employé responsable sera encore à votre emploi au moment de la prochaine inspection, surtout si celle-ci n’est prévue que dans plusieurs mois.

Il est donc important de savoir qui est responsable et qui est en mesure d’effectuer des inspections: 

• Combien de gens connaissent la procédure dans l’entreprise? 
• Qu’arrive-t-il en cas d’absence prolongée du responsable? 
• Est-ce qu’un transfert de connaissances est prévu en cas de démission ou de congédiement? 

Dans le cas où le responsable quitte l’entreprise et qu’une nouvelle personne est nommée pour la remplacer:

• Existe-t-il un document de suivi (tableau Excel) qui contient les dates et autres informations pertinentes? 
• Ce document permet-il de faire un suivi de progression, si une inspection se fait en différentes étapes ou doit s’étaler sur plusieurs jours ou plusieurs semaines?
• Le formulaire d’inspection est-il facilement accessible sur le réseau de l’entreprise, ou se trouve-t-il en plusieurs copies sur différents postes de travail? 
• Qui possède la version la plus récente des documents d’inspection et de suivi?

Cette réflexion pousse souvent les gestionnaires à vouloir mettre un plan ou un système en place pour gagner en efficacité. Toutefois, même avec la meilleure volonté, le rythme souvent effréné du quotidien et les situations imprévues font en sorte qu’il est très difficile de s’y tenir, puisque tout est fait de façon manuelle ou presque.

Un système de suivi efficace pour les tournées d’inspection récurrentes

Avec un système centralisé de gestion de documents et d’automatisation des processus routiniers comme AQF, la planification et le suivi des tournées d’inspection récurrentes deviennent faciles à gérer. 

Le responsable qualité peut planifier l’inspection dans l’outil de planification afin d’entrer la date de la première (ou de la prochaine) inspection. À ce moment, il pourra déjà sélectionner le formulaire qui devra être rempli au moment de l’inspection. 

Ensuite, il assignera l’inspection à l’employé qui devra remplir le formulaire en question et aura la possibilité de planifier la récurrence selon les exigences de l’entreprise ou de la réglementation en vigueur.

Le système pourra ensuite surveiller si le formulaire a été rempli dans les délais et envoyer des notifications en cas de dépassement. Le responsable peut aussi être avisé en cas d’oubli et pourra facilement consulter les inspections directement dans le calendrier de l’outil de planification.

On élimine donc l’intervention humaine (et la possibilité d’oubli) du processus et on s’assure de respecter les délais, tout en suivant la bonne procédure, puisque le système guide le responsable et la personne chargée de l’inspection, plutôt que de se fier à un transfert de connaissances.

AQF vous permet d’aller beaucoup plus loin

Avec un chiffrier de type Excel pour effectuer les suivis, vous ne seriez pas averti dans l’éventualité où une action n’a pas été accomplie dans les délais impartis (par exemple, si un document n’a pas été rempli).

AQF est une solution complète qui permet d’éliminer les procédures papier et qui vous aide à effectuer facilement toutes les étapes des actions en assurance qualité. Il automatise les processus routiniers vous permettant de connaître, en temps réel, l’avancement des actions planifiées en contrôle qualité.

La solution AQF permet aussi de créer vos propres formulaires et vos propres procédures, vous donnant ainsi le plein contrôle sur les actions à prendre dans votre quotidien et la façon de le faire.

De plus, quelles que soient les certifications requises pour vos opérations, AQF répond aux normes les plus sévères et s’adapte à votre secteur d’activité.

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