L’entreprise Norref, division de Colabor, est la référence en poissons et fruits de mer au Québec. Il s’agit du fournisseur des plus importantes chaînes d’alimentation de détail, desservant également les poissonneries spécialisées. Son offre élargie et son implication sont très appréciées par le milieu gastronomique, des formateurs jusqu’aux restaurateurs.

Constat d’un frein à la productivité et à la croissance

Norref devait vérifier et auditer ses équipements, ses réceptions ainsi que ses processus de façon quotidienne, ce qui entraînait l’utilisation d’un grand nombre de formulaires papier. Traiter et classer tous ces formulaires demandait beaucoup de temps, en plus d’occuper beaucoup d’espace dans les bureaux.

Et c’est sans parler de la gestion des non-conformités au quotidien, pourtant primordiale, qui était ralentie par l’utilisation d’autant de formulaires à valider et approuver.

Analyse des priorités

L’analyse des besoins a permis d’identifier des solutions à prioriser, et de confirmer qu’AQF répondait à ces besoins: 

• L’élimination des formulaires papier sur le plancher de production
• L’optimisation de la préparation aux audits clients
• L’assurance de la constance des employés dans le processus

L’automatisation de plusieurs des tâches grâce au système AQF allait permettre la réduction de la documentation papier et du risque d’erreurs, ce qui allait permettre de libérer du temps pour certains employés.

Implantation du système AQF par étapes

L’implantation d’un système de contrôle de la qualité peut être un processus long et complexe pour une entreprise. On doit s’assurer de répondre à des normes et exigences strictes en matière de qualité, surtout dans un domaine comme celui de la transformation alimentaire.

Il faut aussi penser à la réticence que peuvent avoir les employés à changer de méthode de travail ou de système, alors qu’ils ont l’impression que tout roule bien.

La méthode par petits pas employée par AQF a permis au client d’identifier quel module implanter en premier pour lancer le processus. 

Phase 1

Il apparaissait évident que le module de numérisation des formulaires serait le plus avantageux à mettre en place en premier. Les gains étaient mesurables dès le départ et allaient permettre de corriger un élément majeur dans la gestion au quotidien. Non seulement le temps de validation des formulaires serait réduit de 50%, mais la préparation des audits serait, elle aussi, réduite d’environ 50%.

Phase 2

Une fois le module fonctionnel et la numérisation des formulaires qualité complétée, l’équipe de Norref a ensuite pu implanter un second module : celui de la gestion des non-conformités. Le système AQF allait permettre un meilleur suivi en temps réel du contrôle de la qualité, permettant à l’équipe en place d’économiser beaucoup de temps. 

Un changement tout en douceur

En procédant une étape à la fois dans le processus d’implantation, les responsables sont parvenus à réduire la résistance au changement au sein de l’entreprise, ce qui a grandement simplifié l’adoption de la nouvelle façon de faire et du nouveau système par les employés impliqués.

Au fil du temps, le logiciel de contrôle qualité AQF a permis à Norref d’optimiser plusieurs de leurs processus internes et externes, ce qui a permis de traiter les problèmes qui avaient été identifiés comme étant prioritaires :

• L’informatisation et l’automatisation des formulaires a réduit le temps de validation de 50%
• La simplification des audits clients a réduit le temps de préparation de 50%
• Un bureau complet a pu être libéré des boîtes de papier qui y étaient entreposées, créant ainsi un nouvel espace de travail

Que ce soit en transformation alimentaire ou dans tout autre domaine, chaque entreprise relève des défis qui lui sont propres, relatifs au contexte dans lequel elle évolue. Pour en apprendre davantage sur les solutions qui s’offrent à vous et votre entreprise, et qui vous permettront d’optimiser la performance de vos processus de contrôle qualité, contactez les experts d’AQF.