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illustration représentant les défis de la gestion de la documentation

En alimentation, si votre entreprise travaille avec de nombreux fournisseurs, ça signifie aussi devoir gérer de nombreux questionnaires et autres documents pour assurer la satisfaction des normes que vous avez mises en place.

Souvent, il faut aussi tenir compte des normes de vérifications de tiers avec qui vous faites affaire. Synchroniser le tout dans la chaîne d’approvisionnement peut être fastidieux.

Suivi des dates d’expiration des documents

Les documents que vos fournisseurs vous font parvenir ne vous parviennent pas tous au même moment dans l’année. Chaque fois, la tâche doit être effectuée par un employé dont le temps sera monopolisé par cette tâche… et ceci entraîne des risques d’erreurs. 

La solution AQF demande automatiquement aux fournisseurs de vous faire parvenir un document à jour, au moment où un renouvellement est requis.

Suivi de la documentation

Qu’il s’agisse de questionnaires sur la sécurité alimentaire, de fiches techniques des produits, de certificats d’analyse ou de programmes de certification (allergène, biologique, casher, halal, sans gluten ou autre), recueillir et gérer l’information auprès de vos fournisseurs peut devenir vraiment complexe.

AQF permet la génération de rapports détaillés sur l’état de la documentation des fournisseurs, vous permettant ainsi de faire les suivis nécessaires.

Gestion centralisée des documents

Si vos fournisseurs vous font parvenir de la documentation par courriel, les multiples documents peuvent se retrouver dans différents comptes, selon qui a fait la demande parmi vos employés.

Le suivi peut donc être complexe si l’employé en question est malade ou quitte son emploi, et le travail de recherche ou de gestion peut vite devenir un cauchemar.

AQF offre un portail en ligne réservé aux fournisseurs. Ceux-ci peuvent envoyer à leur convenance la documentation à travers cet outil et les personnes qui devront la consulter pourront le faire à partir d’un même endroit le moment venu.

gif portail fournisseurs et ses fonctions

Recherche de documents simplifiée

Si vous fonctionnez encore avec des documents papier numérisés, ou des documents Word ou Excel qui se trouvent sur un ou plusieurs ordinateurs, la tâche de retrouver un document (ou la bonne version) peut devenir complexe et faire perdre un temps fou sans oublier le risque d’erreur.

La solution AQF offre une interface efficace permettant de chercher (et trouver) des documents rapidement. Ceci vous permet d’avoir la certitude que vous avez le bon document et la bonne version, vous faisant économiser beaucoup de temps et de soucis.

Automatisation de la gestion des données

Avec une solution centralisé de gestion des données, vous pourrez automatiser la communication avec vos fournisseurs. Plus concrètement, vous constaterez une réduction au niveau du temps passé par vos employés à effectuer des contrôles.

Mais les gains ne s’arrêtent pas là. Puisque l’information est accessible facilement et rapidement lorsque vous avez besoin d’effectuer une vérification ou de sortir un rapport, vous pouvez donc vous concentrer sur les véritables enjeux afin de faire croître votre entreprise.

Contrôle de la production

Les produits provenant de vos fournisseurs nécessitent-ils un contrôle de la température? Que ce soit durant le transport, lorsqu’ils se trouvent dans vos stocks ou durant la production, un bon contrôle de la température à chacune des étapes permet de réduire les rejets et, donc, vos coûts.

Si le processus n’est pas automatisé, vos employés se retrouvent à devoir suivre une foule d’étapes : se rendre à un réfrigérateur ou autre point de contrôle, prendre la température et la noter, entrer les données, classer le formulaire une fois le contrôle terminé…

La solution AQF peut effectuer toutes ces tâches et vous faire économiser une foule de temps, en plus de réduire les risques d’erreurs. Cette solution permet le contrôle récurrent de la température (IoT ou manuelle), active une alerte lors d’un contrôle manquant ou d’une variation de température trop grande et plus encore.

AQF fait partie de votre équipe

L’objectif d’AQF est de faciliter la tâche de votre équipe en réduisant le temps passé sur la cueillette, la gestion et la validation de l’information au sujet de vos fournisseurs.

Contactez nos experts AQF pour obtenir plus d’informations afin d’améliorer votre gestion de documents et de réduire les risques d’erreurs.

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